Mancata conservazione delle FTE: cosa accade?

Il processo di conservazione dei documenti fiscali deve essere effettuato annualmente: deve avere inizio entro il terzo mese dalla prestazione della dichiarazione dei redditi (30 Settembre) alla quale il documento fiscale fa riferimento ed entro il termine ultimo del 31 Dicembre dell’anno successivo.

Per le FTE emesse nel 2019 il termine ultimo è stabilito entro il 1° marzo 2021.

Cosa accade in caso di mancata conservazione delle fatture elettroniche o in caso di conservazione non a norma di Legge? Questa inadempienza, secondo l’Art. 42 DPR n. 633/72, è sanzionabile come la mancata esibizione dei libri e delle scritture contabili o dei documenti fiscali.

La sanzione amministrativa varia da 1.032,91€ a 7.746,85€ e il mancato adempimento rende il documento XML non valido per qualsiasi altra operazione fiscale.

Obbligo conservazione sostitutiva fatture elettroniche: soggetti esclusi

Chi è obbligato a conservare le fatture elettroniche? Anche in questo caso è la normativa a fornire la risposta: infatti, l’Art. 39 DPR n. 633/72 dispone che l’obbligo di conservazione elettronica ricada sia sull’emittente del documento che sul destinatario dello stesso.

Ma, la Legge di Bilancio 2018 ha identificato una serie di soggetti titolari di P.IVA esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica (e di conseguenza dall’obbligo di conservazione dei documenti fiscali):

  • Imprese e lavoratori facenti parte del regime forfettario;
  • Imprese e lavoratori facenti parte del regime di vantaggio;
  • Piccoli produttori agricoli;
  • Associazioni sportive dilettantistiche facenti parte del regime forfettario;
  • Medici e operatori sanitari per tutte le operazioni trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria;
  • Imprese emittenti di fattura per beni o servizi destinati a soggetti residenti fuori dal territorio italiano o extra-comunitari.
Come avviene la conservazione delle fatture elettroniche?

Come devono essere conservate le fatture elettroniche? Da un punto di vista pratico, i soggetti coinvolti nella conservazione di documenti fiscali possono scegliere dove conservare le fatture elettroniche e a chi affidare questo compito:

  • Direttamente al contribuente in forma privata;
  • Al soggetto depositario delle scritture contabili;
  • A un soggetto terzo abilitato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (Ag.I.D.).

 

Chi sceglie di  conservare i documenti fiscali in proprio o presso un soggetto terzo, deve necessariamente assicurarsi che nel processo di archiviazione siano rispettati alcuni requisiti:

  • Il documento deve essere conservato esclusivamente in formato XML per garantire la corretta lettura di tutti i dati obbligatori presenti nel documento;
  • Il documento deve contenere la firma digitale che attesti la data di emissione e la validità del documento stesso;
  • Deve essere effettuata l’indicizzazione dei singoli documenti al fine di reperire più velocemente i dati nell’archivio (numero della fattura, numero di P.IVA, etc.).

 

Tutti i documenti devono essere conservati in lotti che raggruppano le fatture in ordine cronologico assicurandone la continuità per ogni periodo di imposta. Infatti, tutte le fatture singole diventano parte di un lotto di conservazione che raggruppa numerose fatture per arco temporale. È indispensabile che tutti i lotti vengano raggruppati in ordine cronologico;

Ogni lotto deve essere chiuso con una marca temporale: tutti i lotti vengono chiusi mediante la marcatura temporale e la firma elettronica qualificata del soggetto abilitato e responsabile della conservazione. La marca temporale consente di “bloccare” ogni lotto a livello di contenuti e di tempo, così da non renderlo soggetto a modifiche future.

Qualora questi requisiti non vengano rispettati, esiste il rischio di incorrere in sanzioni amministrative per conservazione di documenti fiscali in modo non autorizzato. 

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